Bakgrunnssjekk - en brukerveiledning

Meditor Search utfører profesjonell bakgrunnssjekk av jobbsøkere og selskaper. Selskapet er medlem av HR Norge, NHO og Næringslivets Sikkerhets Råd, og tilbyr tjenester både til HR-stab og bemanningsbyråer. Med spesialkompetanse på kilde- og dokumentkontroll tilbyr Meditor Search en detaljert gjennomgang av CV og dokumentasjon i rekrutteringsprosesser, samt research ved valg av leverandører, partnere eller styremedlemmer.

Publisert: 19.06.2009
Forfatter: Robert Leite, Meditor Search
Logo

Meditor Search har for Mangfoldsportalen skrevet en brukerveiledning for arbeidsgivere som ønsker å få bekreftet informasjon som gis av kandidater i en rekrutteringsprosess. Under følger et sammendrag av brukerveiledningen, hele artikkelen kan du lese her.


Bakgrunnssjekk er
det å kontrollere riktigheten av og gyldigheten til påstander fremsatt i CV, søknad og annen dokumentasjon i forbindelse med en rekrutteringsprosess. Hensikten er å få et best mulig bilde av en jobbsøkers historikk, kunnskap og ferdigheter. Det er viktig å huske på at en bakgrunnssjekk er en prosess som skal bistå arbeidssøker like mye som arbeidsgiver.

I andre land, som i USA, England og Canada er bakgrunnssjekk blitt en selvsagt del av rekrutteringsprosessen. Selv om man vet at mange ofte lyver om egen CV, er dette forholdsvis lite vektlagt i Norge.

Bemanningsbyråer er ofte aktører med spesialkompetanse på nettopp rekrutteringsprosesser, og man kan ofte få god hjelp til noe man ikke har samme kompetanse eller ressurser til i egen virksomhet. Det er imidlertid ingen garanti for at bemanningsbyrået foretar bakgrunnsjekk, og dette bør eventuelt nedfelles spesifikt i en avtale/kontrakt.

Praktisk gjennomføring:

1. Informer kandidaten
Vær åpen og direkte, forklar hensikt og hvordan du jobber, hvilke kilder som sjekkes, hva lover og regler sier og hvordan opplysningene blir lagret. Ta hensyn til kandidatens språkkunnskaper, og bruk tolketjenester om nødvendig.

2. Innhent et skriftlig samtykke

Samtykket er din aksept til å iverksette de undersøkelsene som kreves. Samtykket bør minimum inneholde opplysninger om hvem som utfører bakgrunnssjekk, hva hensikten er, hva resultatet skal brukes til, hvilken informasjon man verifiserer, kort om kilder, informasjon om personvernlov og egne rettigheter,  hvor og hvordan opplysningene lagres. Husk at det er frivillig å gi et slikt samtykke.

3. Iverksett bakgrunnssjekk
Bestem deg for hvilken informasjon du ønsker å se nærmere på. Noen sjekker alt mens andre velger ut visse deler av CV. Velg det som gir deg de svarene eller innsikten du har behov for. Noen elementer man kan velge å kontrollere riktigheten av er studier (karakterutskrifter og vitnemål), yrkeserfaring, næringsinteresser, kredittsjekk, politi- og vandelsattest, i tillegg til eventuelle autorisasjoner, godkjenninger og tillatelser, fagbrev og mesterbrev, sertifikater og lisenser, bevillinger og løyver og helseattester

4. Be kandidaten om hjelp
Spør kandidaten om hjelp når du står fast. Det kan hende CV eller søknad er uklart formulert, eller at kandidaten har oversett viktig informasjon. Benytter du kilder oppgitt av kandidat bør du sjekke denne kilden mot andre kilder/referanser.

5. Innhent profesjonell bistand
Trenger du hjelp kan du gjerne outsource bakgrunnssjekken, men vær sikker på at du velger aktører som har prosesser og metoder godkjent av Datatilsynet. Profesjonelle firmaer gjør dette kun etter skriftlig samtykke fra og i samarbeid med kandidaten.

Profesjonelle aktører har rutiner på plass, har skjemaer og maler oversatt til flere språk og har ofte etablerte kontakter og kilder både i Norge og utlandet. Slik kan oppdragene løses raskere, med mindre ressursbruk og ofte med bedre resultat.

Når det gjelder utenlandske kandidater, husk at opplysninger om ansatte og studenter ikke nødvendigvis lagres, distribueres eller behandles på samme måte i andre land. Infrastruktur kan være annerledes i de land du forsøker å innhente informasjon fra, og det kan lønne seg å benytte flere metoder og verktøy når du kontakter kilder. Enkelte land bruker fortsatt faks mer enn e-post, mens noen land fritt gir deg innsyn i både personnummer og informasjon som i Norge behandles som sensitive personopplysninger.

Personvernet skal ivareta individets rett til å ha kontroll med egne personopplysninger, samt retten til å være i fred. Det er viktig å respektere dette. Overtramp gjør at kandidaten kanskje ikke lenger ønsker stillingen, men mister respekt og interesse pga. hvordan virksomheten har opptrådt eller håndtert informasjon.

Les mer på Datatilsynets nettsider; se www.datatilsynet.no. De har gode og informative veiledninger og kan også svare på spørsmål om hva du har lov til. Sett deg også inn i Lov om behandling av personopplysninger av 14. april 2000 (Personvernloven).

Utskriftsvennlig side

Kontakt IMDI Tlf: 24 16 88 00 E-post: post@imdi.no Ved feil på nettstedet, kontakt mangfoldsportalen@imdi.no