Bakgrunnssjekk - en brukerveiledning

Meditor Search utfører profesjonell bakgrunnssjekk av jobbsøkere og selskaper. Selskapet er medlem av HR Norge, NHO og Næringslivets Sikkerhets Råd, og tilbyr tjenester både til HR-stab og bemanningsbyråer. Med spesialkompetanse på kilde- og dokumentkontroll tilbyr Meditor Search en detaljert gjennomgang av CV og dokumentasjon i rekrutteringsprosesser, samt research ved valg av leverandører, partnere eller styremedlemmer.

Publisert: 03.04.2009
Forfatter: Robert Leite, Meditor Search
Logo

Meditor Search har for Mangfoldsportalen skrevet en brukerveiledning for arbeidsgivere som ønsker å få bekreftet informasjon som gis av kandidater i en rekrutteringsprosess.

1. Bakgrunnssjekk – hensikt
Bakgrunnssjekk er det å kontrollere riktigheten av og gyldigheten til påstander fremsatt i CV, søknad og annen dokumentasjon i forbindelse med en rekrutteringsprosess. Det er med andre ord en kilde- og dokumentkontroll med fokus på å bekrefte eller avkrefte informasjon. Ofte brukes ordet verifisering (av latin verus = sann, betyr å bevise en påstands riktighet).

Mens noen kanskje forbinder bakgrunnssjekk med mistenkeliggjøring, snoking og brudd på den private sfære, er det i realiteten et viktig verktøy for å kartlegge framtidige kolleger på en grundig måte, slik at all informasjon som skal vurderes presenteres korrekt og i tide. Hensikten er med andre ord å få et best mulig bilde av en jobbsøker historikk, kunnskap og ferdigheter.

VIKTIG: Bakgrunnssjekk er en prosess som skal bistå arbeidssøker like mye som arbeidsgiver: (Ikke glem at en ansettelse er basert på et tillitsforhold mellom 2 likeverdige parter).

For jobbsøker: Får hjelp til å bekrefte sin historie og sin versjon, samt mulighet til å korrigere eventuelle feil og mangler i egen dokumentasjon.

For arbeidsgiver: Får bekreftet at jobbsøker presenterer et korrekt bilde av seg selv, alternativt hvor avvikene er. Det gir et bedre beslutningsgrunnlag.

2. Hva gjør andre?
Bakgrunnssjekk burde være en naturlig del av planleggingen, men er i Norge lite vektlagt. Mens det i USA, England og Canada er blitt en selvsagt del av rekrutteringsprosessen er det i Norge ca. 70 % av norske virksomheter som ikke sjekker jobbsøkers bakgrunn (NHO 2007).

Undersøkelser foretatt bl.a. av Næringslivets Sikkerhets Råd (NSR) og InFact for Proffice (PAMA 2006) viser at mange ofte lyver i sin egen CV. Tilsvarende undersøkelser i utlandet har samme resultater. Det er ikke ulovlig å lyve i søknad og CV, men kjennskapen til dette burde motivere virksomheter til å sjekke jobbsøkers bakgrunn litt nærmere.

3. Bruk av bemanningsbyråer
Mange velger å la bemanningsbyråer håndtere deler av rekrutteringsprosessene, og det er det ingenting i veien for. Bemanningsbyråer er ofte aktører med spesialkompetanse på nettopp rekrutteringsprosesser, og man kan ofte få god hjelp til noe man ikke har samme kompetanse eller ressurser til i egen virksomhet.

Legg merke til at tallet nevnt i forrige avsnitt (70 % sjekker ikke bakgrunn) også inkluderer bemanningsbyråer. Det å sette ut rekrutteringsoppdraget til et bemanningsbyrå er derfor ingen garanti på at det foretas bakgrunnssjekk. Dette bør eventuelt nedfelles spesifikt i en avtale/kontrakt.

Ved en henvendelse vil trolig alle bemanningsbyråer og hodejegere hevde at de utfører bakgrunnssjekk, og det kan derfor lønne seg med disse oppfølgingsspørsmålene:

a) hvordan utfører dere bakgrunnssjekk? - forklar
b) hvilke kilder benyttes? - list opp
c) kan dere dokumentere at det utføres bakgrunnssjekk? - vis oss

Husk at det er stor forskjell på bakgrunnssjekk og sjekk av referanser.

4. Bakgrunnssjekk – praktisk gjennomføring

4.1 Informer kandidaten
For de aller fleste jobbsøkere er det å bli bakgrunnssjekket noe nytt; la det bli en positiv opplevelse. Vær åpen og direkte, forklar hensikt og hvordan du jobber, hvilke kilder som sjekkes, hva lover og regler sier og hvordan opplysningene blir lagret.

Ta hensyn til kandidatens språkkunnskaper, og bruk tolketjenester om nødvendig.

4.2 Innhent et skriftlig samtykke
Samtykket er din aksept til å iverksette de undersøkelsene som kreves.

Samtykket bør minimum inneholde opplysninger om:

- hvem som utfører bakgrunnssjekk
- hva hensikten er og hva resultatet skal brukes til
- hvilken informasjon man verifiserer-
- kort om kilder
- informasjon om personvernlov og egne rettigheter
- hvor og hvordan opplysningene lagres

Det er ikke ulovlig å søke etter opplysninger i åpne kilder (f.eks. søk via Google/Kvasir etc.) uten å informere kandidaten eller innhente et samtykke. Bruk sunn fornuft. Regler om samtykke  finnes i personvernlovens § 2 nr. 7. Husk at det er frivillig å gi et slikt samtykke. Velger kandidaten å avslå bør du heller ikke iverksette bakgrunnssjekk.

4.3 Iverksett bakgrunnssjekk
Bestem deg for hvilken informasjon du ønsker å se nærmere på. Noen sjekker alt mens andre   velger ut visse deler av CV. Velg det som gir deg de svarene eller innsikten du har behov for.

Noen virksomheter velger mer omfattende bakgrunnssjekk for høyere stillinger mindre for stillinger på et lavere nivå. Det er ingenting som tilsier at det er mer fornuftig enn noe annet. Stillinger på lavere nivå har ofte like godt innsyn i bedriften, har mange av de samme rettighetene, og ofte lik tilgang på kort, nøkler og passord som stillinger på et høyere nivå.

Dette er noen av de elementene man kan velge å kontrollere riktigheten av: 

Studier - Karakterutskrifter og vitnemål:
Kontakt kilden direkte; spør gjerne etter studiekontor, student administrasjon eller arkiver. Det hjelper ofte å innhente original/kopi fra kandidaten selv, og videresende disse til studiestedet. Da ser de konkret hva de skal bekrefte, og finner raskere tak i rett student/dokument.

  • De fleste skoler/universiteter krever dokumentasjon på samtykke.
  • Husk at du sjelden får svar i ferier og høytider.

Yrkeserfaring:
Kontakt kilden direkte; unngå å basere deg på attester og anbefalingsbrev. Henvend deg til HR/personalkontor, alternativt til den enhet/avdeling kandidaten jobbet ved. Har du attester eller bekreftelser kan disse hjelpe kilden til raskere å finne rett informasjon.

De fleste arbeidsgivere krever dokumentasjon på samtykke.

Næringsinteresser:
Brønnøysundregistrene og tilsvarende databaser i utlandet gir oversikt over næringsinteresser og roller kandidaten eventuelt har i virksomheter. Det er ikke sikkert kandidaten har opplyst om slik annen virksomhet i søknad og CV.

Kredittsjekk:
Kredittsjekk i forbindelse med rekruttering kan foretas når stillingen det søkes på har en høyere funksjon samt har et kreditt-element. Det er kun de mest aktuelle kandidatene man kan foreta slik kontroll på. I Norge leverer bl.a. Dun & Bradstreet, Experian og Lindorff Decision slike tjenester.

Husk at det ikke er adgang til å lagre selve kredittvurderingen; kun resultatet kan noteres.

Bestemmelser er nedfelt i Personopplysningsforskrift § 4-3.

Åpent søk:
Man kan søke etter informasjon om kandidaten i alle åpne kilder; eksempelvis nettsider, nettsamfunn (FaceBook, Nettby, LinkedIn osv.) og offentlige arkiver/registre. Også her vil det lønne seg å informere kandidaten eller innhente samtykke på forhånd.

Det er ikke alt av informasjon på nettsider som nødvendigvis er korrekt eller gir et sannferdig bilde av kandidaten. Vis kritisk sans, og ikke bruk informasjon som ikke er relevant eller nødvendig for oppdraget.

Politi- / Vandelsattest:
Politiattester utstedes av Politidirektoratet etter bestemmelser i strafferegistreringslovens § 12 nr. 1: Politiet kan bare utstede politiattest ”når det i lov eller med klar hjemmel i lov er fastsatt at en person må godtgjøre at han har ført en hederlig vandel, er ustraffet eller lignende”.

Formålet med politiattester er å forebygge straffbare handlinger, virke trygghetsskapende samt utelukke personer som på grunn av sin vandel er uskikket eller uegnet til å inneha visse stillinger, bevillinger eller studieplasser.

Regelverket er komplekst og uoversiktlig, og det kreves spesialkompetanse i vurdering av om hvorvidt en politiattest skal utstedes. Hovedregel er at politiattest gis i de tilfeller lovgiver har sett det som nødvendig å stille krav til vandel. Husk at det er kandidaten selv eller den virksomheten han søker jobb hos som må søke.

Pålitelighet: Politiattesten sier ikke noe om straffbare forhold som er begått, men ikke forfulgt av påtalemyndigheten. En begrenset politiattest forteller bare hva man er straffet for innenfor en spesiell kategori lovbrudd. En ordinær politiattest sier ikke noe om forhold langt tilbake i tid. I en ansettelsesprosess er politiattesten derfor bare en, - ofte ufullstendig, kilde for å vurdere om en person er egnet eller skikket for en bestemt funksjon. Mer informasjon finner du her: www.politi.no

Andre elementer:
En bakgrunnssjekk inneholder verifisering av det som er viktig for deg og din virksomhet. I tillegg til elementer nevnt over, kan det f.eks. være aktuelt å se på gyldighet av:

  • autorisasjoner, godkjenninger og tillatelser
  • fagbrev og mesterbrev
  • sertifikater og lisenser
  • bevillinger og løyver
  • helseattester

4.4       Be kandidaten om hjelp
Spør kandidaten om hjelp når du står fast. Det kan hende CV eller søknad er uklart formulert, eller at kandidaten har oversett viktig informasjon. Det er han/hun det er viktigst for at du klarer å bekrefte informasjon, og vedkommende vil derfor være innstilt på å hjelpe deg videre.

Kanskje er firmaet nedlagt og skolen stengt, eller det av andre grunner er vanskelig å si noe konkret om informasjonen er riktig eller ikke. Ofte kan arkivene hos kilden være mangelfulle eller direkte feil. Virksomheter kan ha skiftet eiere, blitt kjøpt opp, fusjonert eller omstrukturert, eller de har forkastet manuelle arkiver og bare overført deler av historikken til digitale systemer. Du vil trolig oppdage at bakgrunnssjekk kan være tidkrevende.

Benytter du kilder oppgitt av kandidat bør du sjekke denne kilden mot andre kilder/referanser.

4.5 Innhent profesjonell bistand
Trenger du hjelp kan du gjerne outsource bakgrunnssjekken, men vær sikker på at du velger aktører som har prosesser og metoder godkjent av Datatilsynet.

Det er mange i Norge som påtar seg oppdrag innen granskning og bakgrunnssjekk, men det er viktig å huske på at mens privatetterforskere/granskere ofte gjør slike oppdrag uten             kandidatens viten og vilje, gjør profesjonelle firmaer dette kun etter skriftlig samtykke fra og i samarbeid med kandidaten.

Profesjonelle aktører har rutiner på plass, har skjemaer og maler oversatt til flere språk og har ofte etablerte kontakter og kilder både i Norge og utlandet. Slik kan oppdragene løses raskere, med mindre ressursbruk og ofte med bedre resultat.

5 Utenlandske kandidater
Husk at opplysninger om ansatte og studenter ikke nødvendigvis lagres, distribueres eller behandles på samme måte i andre land.

Infrastruktur kan være annerledes i de land du forsøker å innhente informasjon fra, og det kan lønne seg å benytte flere metoder og verktøy når du kontakter kilder. Enkelte land bruker fortsatt faks mer enn e-post, mens noen land fritt gir deg innsyn i både personnummer og informasjon som i Norge behandles som sensitive personopplysninger.

I Norge er det de norske reglene som gjelder; uansett om informasjonen er innhentet i utlandet eller informasjonen gjelder utenlandske kandidater.

6 Personvern
Personvernet skal ivareta individets rett til å ha kontroll med egne personopplysninger, samt retten til å være i fred. Det er viktig å respektere dette. Overtramp gjør at kandidaten kanskje ikke lenger ønsker stillingen, men mister respekt og interesse pga. hvordan virksomheten har opptrådt eller håndtert informasjon.

Aldri opplys til kilden hvilket firma eller stilling kandidaten er i en prosess med. Det er irrelevant for en kilde eller referanse, og er informasjon forbeholdt oppdragsgiver og kandidaten selv.

Personnummer og annen fortrolig informasjon om kandidaten skal ikke formidles til andre.

Les mer på Datatilsynets nettsider; se www.datatilsynet.no. De har gode og informative veiledninger og kan også svare på spørsmål om hva du har lov til. Sett deg også inn i Lov om behandling av personopplysninger av 14. april 2000 (Personvernloven). 

Utskriftsvennlig side

Kontakt IMDI Tlf: 24 16 88 00 E-post: post@imdi.no Ved feil på nettstedet, kontakt mangfoldsportalen@imdi.no