Rekrutteringsprosessen

Her definert som alle aktiviteter og handlinger som gjennomføres i perioden mellom en fullført kravspesifikasjon og en signert ansettelsesavtale.

Publisert: 11.12.2008

Logo

Annonsering

En stillingsannonse bør være både informativ og ”selgende”. Stadig flere velger å bruke henvisningsannonser i avis, for så å presentere stillingen mer omfattende på egne hjemmesider.Det er også viktig å være klar over at offentlig sektor (staten) har spesielle regelverk knyttet til for eksempel annonsering og bruk av logoer.

Tilgjengelighet for, og oppfølging av søkere

Den / de som oppgis som kontaktpersoner i en annonse må være tilgjengelige. Hvis mobiltelefonnummer oppgis i annonsen er det viktig å lytte av mobilsvar med jevne mellomrom og selvsagt å ringe tilbake.

Første oppfølging av søkere, er løpende utsendelse av et brev / mail der vi bekrefter at vi har mottatt søknaden. I denne bekreftelsen kan vi også si noe om den tidsplanen vi har laget for denne prosessen og hvilke kontaktpunkter med oss søkeren kan forvente.

Søkerlister og prioritering av søkere

Søkerlister (der dette brukes) kan med fordel utarbeides og redigeres løpende. Det er likevel viktig at endelig prioritering av søkere ikke foretas før søknadsfristen er utløpt. Mange gode søkere grubler til siste slutt før de søker.

Ved rekruttering til høyere lederstillinger i offentlig sektor, er det også vanlig at interessenter tar direkte kontakt relativt tidlig og ber om en begrunnet vurdering av om egen kompetanse er relevant for stillingen. De søker med andre ord ikke før de er vurdert som kvalifiserte til stillingen.

Prioritering av søkere skal gjenspeile de krav og beslutninger vi tok når kravspesifikasjonen ble utarbeidet. Dersom det ble besluttet å be søkere av et kjønn, eller vi har oppfordret personer med annen kulturell bakgrunn enn norsk å søke, skal vi selvsagt ta hensyn til dette.

I offentlig sektor er det etablert ulike ordninger i forhold til ”mangfold”. Blant annet forsøksordningen ”Moderat kvotering i staten”. Det er etablert krav knyttet til lederopplæring og opplæring av nyansatte i et mangfoldsperspektiv.

Det er også nyttig å være klar over at diskrimineringsloven legger egne føringer på blant annet hvilke språkkrav som kan stilles utover det som er nødvendig i stillingen.

Vår anbefaling er å bruke kravspesifikasjonen slavisk når prioritering av søkere foretas. Vær objektiv og nøytral, og reager aldri på navn som ikke ser norske ut. Svært mange virksomheter har gått glipp av fabelaktige søkere fordi noen har latt ”egne holdninger” eller synspunkter påvirke valget av hvem man vil invitere inn i intervjuprosessen.

Vær også oppmerksom på at det spesielt i offentlige prosesser gis mulighet til å unndra søknader fra offentlighet. Dette reguleres av et svært detaljert regelverk. I privat sektor er diskresjon hovedregelen.

Det første møtet med søkere

I prinsippet bør samtlige søkere som tilfredsstiller krav som stilles inviteres til et første intervju. Dette første intervjuet har til hensikt å kvalitetssikre egen prioritering samt å hjelpe i å beslutte hvilke søkere som skal inviteres inn i en mer detaljert prosess. I profesjonelle miljøer er gjerne dette intervjuet forholdsvis kort (30 - 50 minutter), og inkluderer i første rekke:

  • Kort presentasjon av virksomhet og stilling (samt deltakere i møtet)
  • Gjennomgang og kvalitetssikring av søknad og CV
    o Motivasjon for stillingen?
    o Tilgjengelighet (deltar i andre søknadsprosesser?)
    o Utdannelse (ev planer om videre skolering?)
    o Arbeidserfaring (nåværende og tidligere)
    o Karriereplaner
    o Søkerens egenvurdering av kompetanse
    o Forventninger til betingelser
  • Identitetskontroll
  • Eventuell kopiering av originale attester og vitnemål
  • Informasjon om eventuelt behov for sikkerhetsklarering, politiattest  (vandel), privatøkonomisk kredittsjekk og ekthetskontroll av vitnemål
  • Informasjon om prosessens fremdrift

Det personlige intervjuet er den suverent mest anvendte rekrutteringsmetoden. Den brukes i 98 % av alle seleksjonsprosesser, og er også blant de vanskeligste å gjennomføre søkernøytralt. Noen sverger til helt uformelle samtaler om tilfeldige temaer og hevder med stor tyngde at egen evne til å beslutte på bakgrunn av førsteinntrykk er en glitrende metodikk. Det å spå i kaffegrut er omtrent like bra!

Førsteinntrykket baserer seg stort sett på en vurdering av søker ens ytre, og vedkommendes sosiale og kommunikative evner. Det finnes svært mange jobber som krever andre eller tilleggskvaliteter! Dessuten er ”magefølelse” ofte et speilbilde av våre egne verdier og holdninger på godt og vondt.  Denne førsteinntrykksmetodikken er en ”versting”. Mange virksomheter har mistet ufattelig mange dyktige søkere og gjort mange feilansettelser.

Intervjuet i seg selv representerer ingen absolutt objektiv metodikk, men intervjuets verdi kan økes ved å tilføre struktur og metode. Forskning viser at man etter utelukkende å ha benyttet en ustrukturert intervjumetodikk med bare ca 15 % sikkerhet kan forutsi jobbsuksess. Forutsigbarheten kan dobles ved å benytte en strukturert metodikk der samtlige søkere møter de samme spørsmålene. Aller høyest forutsigbarhet oppnås det der intervjuet ikke bare er strukturert, men også tilpasset de kompetanser som er beskrevet som essensielle for å lykkes i en stilling. Da øker forutsigbarheten til mer enn 50 % (Kilde: Schmidt and Hunter 1998 - Robertson and Smith 2001).

Valg og bruk av ulike tester

Riktig bruk av tester er en vitenskap. Som et absolutt minimum bør de tester man velger å bruke være anerkjente og kunne dokumentere gyldighet (validitet) og treffsikkerhet (reliabilitet) i forhold til det man ønsker å måle. De som bruker og tolker tester må også være kvalifisert for oppgaven. I tillegg er det av avgjørende betydning at en persons testresultat måles opp mot kjente verdier – en normgruppe bestående av personer vi ønsker å sammenlikne våre kandidaters resultater med.

I prosesser som inkluderer personer med ulik etnisk bakgrunn blir bruk av tester, spesielt tester som måler personlighet, motivasjon, verdier, holdninger,  svært komplisert. Tester bør kun gjennomføres i samarbeid med personer med spesiell kompetanse innen området. I stedet for å benytte tester rutinemessig, kan verdien i å legge vekt på kombinasjoner av andre elementer i rekrutteringsprosessen bli høy nok.

Den uavhengige stiftelsen Sertifiseringsrådet for Testbruk i Norge har i samarbeid med Det Norske Veritas og Norsk Psykologforening etablert en sertifiseringsordning for tester og testbrukere. Ved valg av tester brukt i utviklings- og rekrutteringsøyemed anbefales det å benytte testleverandører som kan dokumentere kvaliteten på sine verktøy med et DNV ISO basert sertifikat. Det samme gjelder ved bruk av eksterne rådgivere.

Dersom tester likevel benyttes er det viktig at vi velger tester som måler de egenskapene og kompetansene som ble definert som essensielle når kravspesifikasjonen ble laget.

Dersom det er benyttet tester forut for dybdeintervjuet, er det ikke bare nyttig, men også både faglig og moralsk riktig å gå gjennom testresultatene sammen med søkeren. De fleste tester inneholder både kjente og ukjente feilkilder.

I vårt stadig mer internettbaserte samfunn har det blitt vanlig å sende tester pr e-mail til søkerne. Omstendighetene og omgivelsene testene gjennomføres i er helt utenfor vår kontroll. Vi vet ikke om en søker stadig ble avbrutt, eller om det faktisk er vår søker som har gjennomført testene. Det er dette vi ønsker å kvalitetssikre gjennom en personlig gjennomgang.

Hvis vi har benyttet evnetester og dette er viktig for oss, bør kandidatene ta en ny og tilsvarende (ikke identisk) test under kontrollerte forhold.

Dybdeintervjuet

Hensikten med dybdeintervjuet er å bli bedre kjent med kandidatens jobbmessige preferanser, potensial og egenvurderte yteevne.

Et godt utgangspunkt er å starte med de kompetansene vi har definert som sentrale. Dersom det for eksempel er definert som viktig at riktig person er god til å følge instruksjoner og prosedyrer, bør samtlige søkere få identiske spørsmål som relaterer seg til dette.

Spørsmålsstillingen kan selvsagt lages spesielt fra grunnen av, men flere seriøse leverandører har utviklet egne forskningsbaserte modeller som kan forenkle dette arbeidet. Stort sett er dette de samme selskapene som også leverer tester. 

I tillegg vil andre sider ved kandidaten være interessante for oss. Blant annet:

  • Viktigste motivasjonsfaktorer
  • Hvilket arbeidsmiljø trives vedkommende best i
  • Forhold til tidspress og stress
  • Tidligere konflikter
  • Holdning til rutiner
  • Evne til å tenke målrettet
  • Resultatorientering
  • Hva er en god leder for ”meg”
  • Samarbeid med andre
  • Arbeidstid / reisevirksomhet / mengde (begrensninger)
  • Hvilke personlige forventninger den enkelte søker har
  • Hvorfor synes søkeren at hun/han er egnet til stillingen

Det også vanlig i Norge å spørre søkere om personlige interesser, hobbyer eller familiesituasjon. Vær klar over at dette i andre kulturer kan bli sett på som direkte usaklig.

Noen områder er det direkte forbudt å spørre om. Dette er:

  • Seksuell legning
  • Religion
  • Medlem i arbeidstakerorganisasjon
  • Helse

Noen viktige tips:

  • Det du som leder intervjuet, hvis søkeren snakker seg bort, ta styring
  • Vær bevisst eget kroppsspråk
  • Bruk åpne spørsmål – ett om gangen – og la gjerne søkeren tenke litt, ingen eller uklare svar, still gjerne samme spørsmål igjen
  • Noter underveis
  • Oppsummer intervjuet umiddelbart
  • Hvis det er mange som skal intervjues, spør om det er greit at du tar et bilde av søkeren, dette gjør det enklere å huske
  • Etter dybdeintervjuet – gi søkeren informasjon om neste skritt i prosessen

Presentasjon av kandidat

I offentlige virksomheter inviteres ofte de mest kvalifiserte til en presentasjon for et ansettelsesråd, der både stillingens leder, leders leder, HR/personal og representanter fra de ansattes organisasjoner deltar.

Ved rekruttering i privat sektor – spesielt ved rekruttering av operative ledere, er dette også blitt en vanlig fremgangsmåte.

Informer kandidatene godt i forkant om hensikt med møtet og antall deltakere. I denne veiledningen er dette møtet kalt ”presentasjon av kandidat”.

  • Kandidaten ønskes velkommen, og samtlige deltakende presenterer seg og hensikten med egen tilstedeværelse.
  • Øverste leder presenterer virksomheten og aktuell stilling.
  • Kandidaten presenterer seg mer omfattende ved å gå gjennom egen CV og fortelle om de valg vedkommende har gjort både i forhold til utdannelse, praksis og ikke minst hvorfor vedkommende har søkt på akkurat denne stillingen.
  • I stadig flere rekrutteringsprosesser anvendes en caseøvelse. Denne kan være forberedt, der kandidatene har fått tilsendt en jobbrelatert problemstilling før møtet de skal presentere sine forslag til løsninger til, eller det kan være spontane presentasjonsøvelser. Slike oppgaver gir oss mulighet både til å observere kandidaten i en reell presentasjonssituasjon, og der det er brukt en jobbrelatert problemstilling er det ikke sjeldent at kandidater presenterer svært gode ideer.
  • Toveis oppklarende spørsmål. 

Utskriftsvennlig side

Kontakt IMDI Tlf: 24 16 88 00 E-post: post@imdi.no Ved feil på nettstedet, kontakt mangfoldsportalen@imdi.no